Für den Mittelstand
KI für den Mittelstand: pragmatisch, messbar, vor Ort.
Der Mittelstand braucht kein KI-Transformationsprogramm. Er braucht eine Handvoll Workflows, die Menschen entlasten, die Sie nicht einstellen können, die im vorhandenen ERP laufen und sich in Monaten rechnen. Genau das bauen wir – auf Deutsch, mit Ihrem Team am Tisch.
Was mittelständische Unternehmen wirklich brauchen
Die Frage ist selten, ob KI eingesetzt wird. Sie ist, wie ein ausgelastetes Team echte Entlastung bekommt, ohne das Unternehmen an einen Anbieter oder eine Beratung zu binden.
Inhabergeführt oder in Familienhand, oft Weltmarktführer in einer Nische, 50 bis 2.000 Beschäftigte, eine schlanke IT und ein ERP-System, durch das alles läuft: So sehen die Unternehmen aus, mit denen wir arbeiten. Die Kultur ist pragmatisch, langfristig und skeptisch gegenüber Moden. Wir halten das für genau die richtige Haltung gegenüber KI.
Der Treiber ist meist nicht die Technik, sondern der Fachkräftemangel. Auftragsabwicklung, Service, Buchhaltung und Vertriebsinnendienst sind unterbesetzt, die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen gehen auf die Rente zu, und offene Stellen bleiben monatelang offen. KI-Agenten ersetzen diese Menschen nicht. Sie nehmen ihnen den repetitiven Teil der Arbeit ab, damit die vorhandenen Leute weiter kommen – und damit Wissen nicht mit in den Ruhestand geht.
Wir arbeiten schrittweise: ein Workflow, eine Bereichsleitung, die ihn will, messbare Entlastung innerhalb von Wochen. Wir sprechen Deutsch, kommen vor Ort, binden den Betriebsrat früh ein und übergeben das Wissen so, dass Sie unabhängig von uns bleiben. Für Digitalisierung gibt es in Deutschland öffentliche Förderprogramme; wir können Ihnen die passenden für Ihre Region und Größe nennen, ohne vorwegzunehmen, was dort entschieden wird.
- Typisches Unternehmen50–2.000 Beschäftigte, inhabergeführt oder in Familienhand
- SystemeSAP, Microsoft Dynamics, proALPHA, abas, DATEV und vergleichbare
- ArbeitsweiseDeutschsprachig, vor Ort in ganz Deutschland, remote wo sinnvoll
- ErgebnisLaufende Agenten im Tagesgeschäft und ein Team, das sie betreiben kann
Wo mittelständische Unternehmen meist stehen
Offene Stellen, die offen bleiben
Im Service fehlen zwei Techniker, die Auftragsabwicklung läuft auf Überstunden, und die eine Person, die die Exportdokumentation beherrscht, geht nächstes Jahr in Rente. Jeder Prozess, der an einer einzelnen Person hängt, ist ein Risiko, nicht nur ein Kostenfaktor.
Ein ERP im Zentrum und eine schlanke IT drumherum
Alles läuft über SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA, abas oder ein vergleichbares System, dazu DATEV für die Buchhaltung und ein Netzlaufwerk voller Excel-Dateien. Die IT hält das mit einem kleinen Team am Laufen und hat keine Kapazität für Experimente, die neue Systeme zum Pflegen erzeugen.
Druck, „etwas mit KI zu machen“, Skepsis beim Wie
Der Beirat fragt nach, der Verband bietet ein Seminar an, ein Wettbewerber zeigt auf der Messe einen Chatbot. Gleichzeitig hat die Geschäftsführung genug Softwareprojekte erlebt, die aus dem Ruder liefen, um vor einer Zusage einen Beweis sehen zu wollen.
Datenschutz und Betriebsrat gehören zur Kultur
Personenbezogene Daten von Kunden und Beschäftigten, die DSGVO und die Mitbestimmung sind keine Hindernisse, die man umgeht. Sie sind Teil davon, wie das Unternehmen funktioniert – und ein KI-Projekt, das sie ignoriert, überlebt die erste Betriebsratssitzung nicht.
Unabhängigkeit zählt mehr als das neueste Tool
Niemand will eine zweite Abhängigkeit von einem Anbieter oder einer Beratung, die bei jeder Änderung gerufen werden muss. Was gebaut wird, muss von den eigenen Leuten verstanden, dokumentiert und gepflegt werden können.
Was wir für den Mittelstand tun
Konkret, schrittweise, gemessen. Jedes Projekt ist so zugeschnitten, dass eine Abteilung es verantworten kann.
KI-Readiness-Assessment in zwei bis drei Wochen
Wir sprechen mit Geschäftsführung und Bereichsleitungen, sehen uns ERP, Dokumente und Daten an und liefern eine kurze schriftliche Einschätzung: die drei Workflows, die sich zuerst lohnen, was sie brauchen und was Sie besser lassen. Für die Geschäftsführung an einem Abend lesbar.
ii.Agentische Workflows im vorhandenen ERP
Auftragserfassung aus E-Mails und PDFs ins ERP, Angebotsvorbereitung, Lieferantenkommunikation, Mahnwesen und Rechnungsabgleich, Triage von Servicetickets. Agenten lesen, entwerfen und bereiten vor; Ihre Leute prüfen und geben frei. Mehr unter Agentische Workflows.
iii.Wissensassistenten, die Know-how im Unternehmen halten
Handbücher, alte Servicefälle, Zeichnungen, Verträge und das Wissen ausscheidender Experten werden zu einem durchsuchbaren Assistenten, der mit Quellen antwortet. Neue Beschäftigte sind früher produktiv, und Wissen hängt nicht mehr an einer Person.
iv.Schulungen für Führung und Fachbereiche
Halbtägige Formate für die Geschäftsführung dazu, was KI kann und was nicht, praktische Workshops für die Teams, die mit den Agenten arbeiten, und die KI-Kompetenz-Schulung, die der EU AI Act erwartet. Praxisnah, auf Deutsch, an Ihren eigenen Beispielen.
v.Datenschutz, Betriebsrat, EU AI Act
Wir entwerfen jeden Workflow mit Blick auf Ihren Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat: welche Daten wo verarbeitet werden, was in der EU bleibt, wer was prüft. Dokumentiert, damit die Fragen beantwortet sind, bevor sie gestellt werden.
Betrieb und Wissenstransfer
Nach dem Start betreiben wir die Agenten als Managed AI Operations für Sie – oder wir befähigen Ihre IT und Ihren Fachbereich dazu. In beiden Fällen gehören Dokumentation und Know-how Ihnen.
Der typische Weg
Die meisten Projekte im Mittelstand folgen dieser Reihenfolge. Jeder Schritt endet mit einer Entscheidung, an der Sie aufhören können.
Besuch vor Ort und Erstgespräch
Wir kommen ins Unternehmen, gehen durch die Bereiche, in denen es am meisten drückt, und sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI hier hilft und was es braucht.
Readiness-Assessment
Interviews, ein Blick auf ERP, Dokumente und Datenqualität, dann eine kurze schriftliche Einschätzung mit den ersten drei Use Cases, einer Aufwandsschätzung und einem Hinweis zu Datenschutz und Betriebsratsbeteiligung.
Erster Pilot im Produktivbetrieb
Ein Workflow, gebaut in Ihren Systemen, gemessen gegen die Ausgangsbasis, mit Fachbereich und IT im Boot. In der Regel sechs bis acht Wochen bis zu einem produktionsreifen Piloten, den die Leute jeden Tag nutzen.
Ausbauen, schulen, übergeben
Die nächsten Workflows folgen demselben Muster. Parallel schulen wir Ihr Team, dokumentieren alles und reduzieren unsere Rolle, bis Sie es selbst betreiben – oder wir betreiben es weiter für Sie, wenn Ihnen das lieber ist.
Häufige Fragen
Wir haben eine schlanke IT. Können wir das überhaupt stemmen?
Ja, das ist der Normalfall. Die meisten Workflows docken über vorhandene Schnittstellen an Ihr ERP an und laufen auf Plattformen, die Ihre IT nicht selbst aufbauen muss. Der IT-Aufwand in einem Piloten liegt typischerweise bei wenigen Tagen für Zugänge und Prüfung. Die Dokumentation schreiben wir so, dass die IT das Ergebnis pflegen kann.
Müssen unsere Daten in die Cloud oder zu einem US-Anbieter?
Nicht zwingend. Modelle können auf EU-gehosteter Infrastruktur laufen, in einem deutschen Rechenzentrum oder für manche Use Cases auf eigener Hardware. Wir wählen die Variante, die zu Ihren Daten, den Anforderungen Ihrer Kunden und Ihrem Budget passt. Mehr dazu unter Souveräne KI und EU-Hosting.
Wie binden Sie den Betriebsrat ein?
Früh und offen. Wir bereiten eine verständliche Beschreibung vor, was der Agent tut, welche Daten er verarbeitet und wie Beschäftigte betroffen sind, und nehmen an der Sitzung teil, wenn das hilft. Nach unserer Erfahrung unterstützt der Betriebsrat Projekte, die Menschen entlasten – und lehnt Projekte ab, von denen er zuletzt erfährt.
Gibt es Fördermittel dafür?
Bund und Länder haben Förderprogramme für Digitalisierung und KI in kleinen und mittleren Unternehmen. Ob Ihr Unternehmen infrage kommt, hängt von Größe, Region und Art des Vorhabens ab. Wir nennen Ihnen die passenden Programme und helfen bei der fachlichen Beschreibung, versprechen aber nichts zur Bewilligung.
Welche Prozesse rechnen sich im Mittelstand zuerst?
Auftragserfassung und -bestätigung, Angebotsvorbereitung, Wissen für Service und Instandhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Mahnwesen, Lieferantenkommunikation sowie interne Helpdesks für HR und IT. Typische Beispiele finden Sie auf unseren Seiten zu Industrie und Maschinenbau und Operations.
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